Re-integreren is als navigeren op de rails…..

Zorg er voor dat de re-integratie geen dood spoor wordt!

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een werkgever, ondanks de inzet van verschillende acties toch nog op een loonsanctie uit komt. Deze wordt door het UWV opgelegd aan werkgever aan het einde van 2 jaar (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid als de medewerker een WIA aanvraag kan doen. Het UWV toetst het re-integratieverslag en de inspanningen van werkgever en werknemer en komt meer dan eens tot de conclusie dat er onvoldoende aan de re-integratie is gedaan door werkgever. Er zijn kansen gemist. Dat betekent dat de medewerker geen WIA aanvraag kan doen en werkgever verplicht is om het loon voor maximaal 12 maanden (na 2 jaar) door te betalen. De eerste tip hier is om ALTIJD bezwaar te maken tegen de beslissing. In sommige gevallen is het mogelijk om de loonsanctie te repareren. In de meeste gevallen echter niet. Hier de 2e tip: ALTIJD een verkorting van de loonsanctie aanvragen na ongeveer 6 maanden loondoorbetalingsverplichting. Het UWV oordeelt streng en het lijkt er op dat het opleggen van een loonsanctie het eerste doel is van de toetsing van het re-integratieverslag. Eerst wordt er gekeken naar wetgeving en richtlijnen en dan pas op dossierinhoud. De meest voorkomende redenen voor loonsancties die ik tegen kom zijn:

–          Onvoldoende aannemelijk gemaakt dat spoor 1 niet meer mogelijk is

–          Te laat inzetten van spoor 2

–          Onvoldoende actie van werkgever om medewerker te activeren

–          Beperkingen van medewerker zijn anders of minder ernstig dan de bedrijfsarts heeft aangegeven (getoetst door de verzekeringsarts van het UWV)

In alle bovengenoemde gevallen zijn kunnen er re-integratiekansen gemist worden/zijn.

Zonde, zonde en nog eens zonde. Reden genoeg om hier meer aandacht aan te besteden!

Spoor 1

Zodra een medewerker zich ziek meldt, begint de re-integratie. Dat is dus vanaf dag 1! Het eerste einddoel is terugkeer in het eigen werk. Als dat niet meer lukt, moet er gekeken worden naar aangepast eigen werk. Dat is de taken zodanig aanpassen dat het nog steeds een volwaardige functie is zonder dat werkgever en werknemer hier groot (financieel) nadeel van hebben.

Als terugkeer in eigen of aangepast eigen werk niet meer lukt moeten werkgever en werknemer samen kijken naar ander passend werk binnen de eigen organisatie. Naast het rekening houden met de beperkingen van medewerker, moet er ook gekeken worden naar praktische (maar niet onbelangrijke) omstandigheden zoals salaris, contracturen, werktijden, reistijden, reiskosten enz. Maar ook naar de mogelijkheden om een functie passend te maken zoals extra training en scholing. Het einddoel is dan terugkeer in ander passend werk bij de eigen werkgever.

Spoor 2

Als terugkeer zoals hierboven beschreven, in spoor 1 niet meer haalbaar is, dan navigeer je als werkgever naar spoor 2: terugkeer in ander passend werk bij een andere werkgever. Voor de begeleiding van een spoor 2 traject kun je specialisten uit eigen huis gebruiken (mobiliteitsbureau) of een extern re-integratiebedrijf. Dit laatste kan als voordeel hebben dat de re-integratieconsultants/coaches onafhankelijk en onpartijdig (moeten) zijn in benadering, begeleiding en verslaglegging. Het noodzakelijk kiezen voor een spoor 2 traject kan een medewerker in de weerstand zetten en dan is het prettig als daar een externe partij voor ingezet wordt. Wat trouwens niet betekent dat je als werkgever niets meer hoeft te doen. Je bent en blijft eindverantwoordelijk voor het traject van je medewerker dus blijf vooral kritisch kijken naar de acties en afspraken van het re-integratiebedrijf en blijf met je medewerker in gesprek.

Wat is een 2-sporenbeleid?

Als terugkeer in het eigen werk dan nog niet is gelukt en ook niet in ander passend werk en het is onduidelijk of dat gaat lukken, dan is het noodzakelijk om een parallelspoor in te zetten. Naast spoor 1 zet je ook spoor 2 in. De kans dat iemand uiteindelijk toch nog volledig en duurzaam terug kan keren binnen de eigen organisatie wordt met het verstrijken van de tijd steeds kleiner en dan moet je tijdig een plan B hebben. Doe dit uiterlijk na het eerste ziektejaar bijvoorbeeld bij de verplichte eerstejaarsevaluatie.

De dienstregeling is je plan van aanpak en de bijstellingen hiervan!

Na 8 weken verzuim moet je een plan van aanpak maken en daarin het einddoel bepalen. Dit doe je op basis van de Probleemanalyse en samen met je medewerker. Daarin leg je de afspraken vast die je hebt gemaakt om tot het einddoel te komen. Het kan natuurlijk zijn dat er onderweg obstakels zijn, waardoor je de afspraken moet aanpassen. Dit doe je aan de hand van een bijstelling plan van aanpak. Leg alles zorgvuldig vast en laat je medewerker ondertekenen. Het is een cruciaal onderdeel van het re-integratieverslag!

Wat moet je doen als de re-integratie ontspoort?

Als de re-integratie stagneert is het belangrijk dat je achterhaalt wat daar de reden van is. Als je medewerker zich niet aan de afspraken houdt, kan dat aanleiding zijn om een waarschuwing te geven. Als het vaker voorkomt, kan het aanleiding zijn om het loon op te schorten of de loondoorbetaling stop te zetten. Afspraak is afspraak en je medewerker verwacht ook dat er elke maand loon wordt betaald. Daar moet dan wel wat tegenover staan. Als werken niet kan, dan wel activiteiten om terug te keren in het arbeidsproces of zich simpel houden aan de verplichtingen zoals bereikbaar zijn, op afspraken komen en naar de bedrijfsarts gaan. Let er altijd op dat een sanctie die je oplegt aan de medewerker in verhouding moet staan met de overtreding (2 keer geel is rood). Het UWV beoordeeld de ondernomen acties van werkgever. Dus ook die om de medewerker te activeren.

Het spoor bijster?

Als je het echt niet meer weet, als je er samen met je medewerker niet uitkomt of als je twijfelt aan het advies van de bedrijfsarts, dan is het altijd verstandig (lees: noodzakelijk) om een deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV. Hier leg je de ontstane situatie voor en vraag jet het UWV om daar een oordeel over te geven. De kosten hiervoor zijn 400 euro. Dat lijkt veel, maar het is vele malen goedkoper dan een jaar het loon door te moeten betalen en/of alle re-integratiekosten. Misschien komt het UWV wel tot de conclusie dat medewerker helemaal niet kan werken of inspanningen kan verrichten.

Station Bedrijfsarts (BA)

De bedrijfsarts maakt de eerste probleemanalyse na 6 weken (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid. Daarin geeft hij/zij een prognose voor terugkeer in eigen werk. Daarin staat meestal ook het risico op instroom in de WIA. Tussentijds laat je de bedrijfsarts steeds opnieuw de belastbaarheid en prognose voor terugkeer in eigen of ander werk toetsen. Dit hoeft echt niet elke 6 weken als een medewerker in spoor 2 zit en er tussentijds niets wijzigt. Maar wel als de kans bestaat dat de belastbaarheid van de medewerker toe zal nemen of juist niet, bijvoorbeeld bij een kans op de mogelijkheid om een IVA aan te vragen (volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid). Bij stagnatie van de re-integratie op grond van toegenomen beperkingen is het altijd beter om eerst opnieuw de belastbaarheid te laten toetsen door de bedrijfsarts. Blijf wel kritisch kijken naar de adviezen van de bedrijfsarts en stel scherpe vragen als je de adviezen niet kunt volgen of niet begrijpt. Vaak hoor ik dat werkgevers zeggen dat de bedrijfsarts het wel zal weten en je moet ook wel vertrouwen hebben. Maar het zijn ook maar mensen en ook zij kunnen er soms naast zitten of te afwachtend zijn. Daar kan je als werkgever op afgerekend worden. Laat de bedrijfsarts ook ander passend werk toetsen om er zeker van te zijn dat het haalbaar is, ook op langere termijn.

Station Arbeidsdeskundige (AD)

De bedrijfsarts maakt aan de hand van de (structurele) beperkingen een lijst: de functionele mogelijkheden lijst (FML). De arbeidsdeskundige maakt de vertaalslag van de beperkingen naar de mogelijkheden: wat kan de medewerker nog wel. Dit is het arbeidsdeskundig onderzoek en hier wordt een rapport van gemaakt. Ook dit is samen met de FML een onmisbaar onderdeel van het re-integratieverslag omdat je hiermee onderbouwd waarom bepaalde keuzes worden gemaakt om richting te geven aan de re-integratie, bijvoorbeeld het afsluiten van spoor 1. Een arbeidsdeskundige kan ook worden ingezet voor de toetsing van passend (belasting van de functie en de belastbaarheid van de medewerker). Maar ook voor werkplekonderzoek om te kijken of er nog andere factoren (arbeidsomstandigheden) zijn die invloed hebben op de uitvoer van de werkzaamheden.

Hoe kun je de medewerker op het juiste spoor zetten om mee te werken aan de re-integreren?

Er zijn verschillende mogelijkheden om je medewerker betrokken te houden, zoals het bieden van aangepaste werkzaamheden, het langs laten komen voor een persoonlijk gesprek en een kop koffie als werkhervatting in eigen of aangepast werk niet mogelijk is. Maar ook in het spoor 2 gaat het niet alleen om het vinden van ander passend werk. Sommige medewerkers hebben een grote afstand tot de arbeidsmarkt en dit kan wellicht door training en scholing verkleind worden. Denk aan computervaardigheden, sollicitatietrainingen of vakgerichte scholing. Belangrijk is dat de medewerker niet op de bank blijft zitten als deelname aan het arbeidsproces tijdelijk niet meer mogelijk is. Vrijwilligerswerk is ook een vorm van activering. Daarnaast is het nuttig, sociaal en dankbaar werk. Maak afspraken met de medewerker. Leg uit waarom het van belang is en wat de consequenties zijn als de medewerker hier niet aan meewerkt. Soms is het helaas nodig om een medewerker financieel te prikkelen om mee te werken door middel van een loonsanctie. Re-integreren is niet vrijblijvend en geen eenrichtingsverkeer. Als je dat als werkgever toelaat en een medewerker klopt aan bij het UWV, zal het UWV werkgever verwijten te weinig actie te hebben ondernomen. Kansen gemist dus!

Hieronder nog een link van een recente uitspraak. Met dank aan Jos Jansen van Quafi. Een vakbekwame jurist die goed van pas kan komen voor juridisch advies/ondersteuning en bezwaarprocedures.

http://www.quafi.nl

http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBLEE:2012:BW2244

Voor meer informatie over wet en regelgeving en documenten: http://www.uwv.nl

Geld besparen met een deskundigenoordeel UWV

Wordt duurder

Met ingang van 1 januari 2013 betaalt de werkgever die een deskundigenoordeel aanvraagt bij het UWV geen 50 euro maar 400 euro! Ook de werknemer die het UWV om een oordeel over zijn arbeidsongeschiktheid vraagt, krijgt te maken met een tariefstijging, maar hij betaalt voor een onderzoek maar 100 euro.

Tip

Als de werknemer bereid is om het onderzoek zelf aan te vragen en de werkgever betaalt hem deze kosten terug, dan scheelt dat 300 euro!

Wanneer nodig?

Wanneer de werknemer en werkgever het niet met elkaar eens zijn over de vraag of er sprake is van arbeidsongeschiktheid, over passende werkzaamheden of over de re-integratie inspanningen van werknemer en werkgever. Vaak heeft de bedrijfsarts hier al een uitspraak over gedaan en maakt een verzekeringsarts van het UWV een einde aan de discussie. De procedure is hetzelfde ongeacht of de werknemer of de werkgever het onderzoek aanvraagt.

Zorgvuldige afhandeling

Een deskundigenoordeel kan een cruciale wending geven aan een dossier. Let er daarom goed op dat het onderzoek en het uiteindelijke oordeel op een zorgvuldige manier tot stand zijn gekomen!

Tips dossier UWV

Als werkgever met personeel heb je waarschijnlijk meer dan eens met het UWV te maken. In het kader van verzuim en re-integratie is er de Wet Verbetering Poortwachter, waarin de verplichtingen van werkgever en werknemer zijn vastgelegd. Het UWV toetst deze re-integratie inspanningen aan de hand van de daarvoor opgestelde richtlijnen

www.uwv.nl/Werkgevers/

Met dank aan Henk Schepers van Fight 4 your Right voor de juridische onderbouwing van onderstaande tips: www.fight4yourright.nl

Tip 1

Loonsanctie opgelegd gekregen door het UWV-werkbedrijf ?

ALTIJD BEZWAAR MAKEN!  Bezwaar tijdig indienen en goed motiveren

Het instellen van bezwaar of beroep is gebonden aan tijd. Indien deze tijd wordt overschreden en er bestaat geen absolute overmacht situatie waardoor het niet mogelijk was om tijdig het bezwaar- of beroepschrift in te dienen, dan zal het bezwaar en beroep niet ontvankelijk worden verklaard. Dat houdt in dat de zaak zonder inhoudelijke toetsing zal worden afgedaan.

Indien niet tijdig bezwaar of beroep kan worden ingediend omdat de gronden daarvoor nog niet helder zijn of andere zaken nog uitgezocht moeten worden, dan moet een pro forma bezwaar/beroep worden ingediend om de termijn veilig te stellen. De indiener ontvangt dan een termijn waarin hij/zij het bezwaar/beroep kan aanvullen.

Bezwaar maken tegen beslissing UWV: http://www.uwv.nl/Werkgevers/formulieren/BB14015579.aspx

Tip 2

Deskundigenoordeel onzorgvuldig afgehandeld door het UWV- werkbedrijf?

Bezwaar maken tegen deskundig oordeel  kan niet, wel tegen het besluit dat aan de hand daarvan door het UWV genomen word. Klacht indienen kan altijd ! Altijd doen.

Tip 3

Is het UWV-werkbedrijf  te laat met de beslissing in het kader van een WW of WIA aanvraag?

Het UWV moet binnen een bepaalde  tijd een beslissing op een aanvraag nemen. Doet het UWV dat niet, dan kan op basis van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen een dwangsom opgelegd worden. Belangrijk is dat dan het UWV-werkbedrijf in gebreke wordt gesteld nadat de wettelijke termijn waarin het UWV-werkbedrijf had moeten beslissen, is verstreken. Na schriftelijke ingebrekestelling moet het orgaan dat te laat is ook een besluit nemen of een dwangsom wordt toegekend. Tegen dit  besluit is bezwaar en beroep mogelijk. De aanvrager kan daarnaast ook direct beroep aantekenen bij de rechter

Tip 4

Is een claim voor vangnet door het UWV-werkbedrijf afgewezen, bijvoorbeeld bij arbeidsongeschiktheid als gevolg van zwangerschap of bevalling?

Er is een vangnetregeling, die van toepassing is op alle (ex-)werknemers die op het eind van de wachttijd van 2 jaar ziekengeld van het UWV ontvingen. Zij blijven voor rekening van het UWV komen. Indien de aanvraag wordt afgewezen, altijd bezwaar maken! Let er daarbij wel op dat het bezwaar onderbouwd moet worden met medische informatie die door de bedrijfsarts is aangevraagd bij behandelaar of specialist. Dit moet door de bedrijfsarts naar het UWV-werkbedrijf worden gestuurd in verband met privacy van werknemer.

Tip 5

Is er sprake van arbeidsongeschiktheid na bevallingsverlof?

Dat is mogelijk en zo ja meldt dit direct en aansluitend op de verlofperiode bij de werkgever (advies aan werknemer) of het  UWV-werkbedrijf.  Als dit niet gebeurt of de werknemer heeft toch eerst nog gewerkt (al is het maar 1 uur), dan kan UWV-werkbedrijf  de claim afwijzen. Er kan dan wel weer bezwaar gemaakt worden tegen besluit UWV-werkbedrijf. (zie tip 3)

Tip 6

Gaat de werknemer uit dienst en is er sprake van arbeidsongeschiktheid?

De termijn van arbeidsongeschiktheid is niet bepalend. Er moet wel onderscheid worden gemaakt tussen een contract voor bepaalde tijd en een contract voor onbepaalde tijd. Indien eer sprake is van een contract van bepaalde tijd en de werknemer is nog arbeidsongeschikt op de datum waarop  het dienstverband van rechtswege wordt beëindigd (de vooraf bepaalde einddatum van het contract), dan beëindigt het contract  van de werknemer op de bepaalde einddatum en dan kan de werkgever, wanneer deze nog arbeidsongeschikt is, een uitkering wegens ziekte aan vragen  bij het UWV-werkbedrijf voorafgaand aan de WW-uitkering. Dan volgt er wel weer een beoordeling door het UWV-werkbedrijf of er voldoende is gedaan om de zieke werknemer te laten re-integreren.

Bij een contract voor onbepaalde tijd is de duur van de arbeidsongeschiktheid ook niet bepalend. Wanneer de werknemer en de werkgever beiden voldoende actie ondernemen om tot re-integratie te komen, is er niets aan de hand.

Tip 7

Extra kosten maken voor aanpassingen?

Heeft u een werknemer in dienst die door ziekte of een handicap hulpmiddelen nodig heeft, bijvoorbeeld een aangepaste werkplek? Dan kunt u hiervoor een voorziening aanvragen via een formulier AANVRAAG VERGOEDING VOORZIENINGEN WERKGEVER

www.uwv.nl/Werkgevers/formulieren/IR14002735.aspx

Een persoonlijk hulpmiddel voor de werknemer zoals bijvoorbeeld orthopedische schoenen of een  speciale bril?

Dit kan de werknemer zelf aanvragen bij het UWV als dit niet vergoed wordt door de zorgverzekeraar.

Tip 8

Werkt de werknemer niet mee aan de re-integratie?

Bijvoorbeeld bij het niet meewerken aan het opstellen van een plan van aanpak , het niet bereikbaar zijn, zich niet houdt aan de gemaakte afspraken of het belemmeren van herstel, bouw dan dossier op en waarschuw medewerker schriftelijk voor de overtredingen en de mogelijke sanctie. Dan is het verstandig om als werkgever een deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV-werkbedrijf om de re-integratie inspanningen van werknemer te laten toetsen. Ook is het mogelijk een sanctie als een loonstop op te leggen of bij het UWV-werkbedrijf ontbinding van het contract aan te vragen.

Bij arbeidsongeschiktheid moet de werkgever in eerste instantie de afspraken stipt nakomen die in de desbetreffende cao of in het arbeidscontract omtrent ziekmelding zijn opgenomen. Soms is er niets opgenomen in het contract en/of er zijn geen voorschriften bepaald. Daarmee kan onduidelijkheid ontstaan over wat te doen indien de werknemer ziek is. Daarrom is het zinvol dat binnen de organisatie het nodige wordt opgesteld omtrent ziekmelding. De werknemer moet  namelijk in de gelegenheid zijn gesteld om van de afspraken omtrent ziekmelding etc, kennis te nemen Ook moeten de werkgever en de werknemer alles doen om snelle er integratie op de werkplek te realiseren. Wanneer dat niet gebeurd, wordt een sanctie geriskeerd.

www.uwv.nl/Werkgevers/formulieren/AG14002248.aspx

Tip 9

Wie draait op voor de kosten die gemaakt worden bij een bezwaar?

Vergeet niet in het bezwaarschrift tegen een beslissing van het UWV  te vragen om een vergoeding voor de gemaakte kosten indien het bezwaarschrift gegrond wordt gemaakt. Indien vergeten wordt en het bezwaarschrift wordt gegrond verklaard, dan ontvangt de indiener geen vergoeding voor de kosten die gemaakt zijn.

Aanvullende tips?

Deel deze met andere lezers van deze blog door een reactie te plaatsen.