Re-integreren is als navigeren op de rails…..

Zorg er voor dat de re-integratie geen dood spoor wordt!

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een werkgever, ondanks de inzet van verschillende acties toch nog op een loonsanctie uit komt. Deze wordt door het UWV opgelegd aan werkgever aan het einde van 2 jaar (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid als de medewerker een WIA aanvraag kan doen. Het UWV toetst het re-integratieverslag en de inspanningen van werkgever en werknemer en komt meer dan eens tot de conclusie dat er onvoldoende aan de re-integratie is gedaan door werkgever. Er zijn kansen gemist. Dat betekent dat de medewerker geen WIA aanvraag kan doen en werkgever verplicht is om het loon voor maximaal 12 maanden (na 2 jaar) door te betalen. De eerste tip hier is om ALTIJD bezwaar te maken tegen de beslissing. In sommige gevallen is het mogelijk om de loonsanctie te repareren. In de meeste gevallen echter niet. Hier de 2e tip: ALTIJD een verkorting van de loonsanctie aanvragen na ongeveer 6 maanden loondoorbetalingsverplichting. Het UWV oordeelt streng en het lijkt er op dat het opleggen van een loonsanctie het eerste doel is van de toetsing van het re-integratieverslag. Eerst wordt er gekeken naar wetgeving en richtlijnen en dan pas op dossierinhoud. De meest voorkomende redenen voor loonsancties die ik tegen kom zijn:

–          Onvoldoende aannemelijk gemaakt dat spoor 1 niet meer mogelijk is

–          Te laat inzetten van spoor 2

–          Onvoldoende actie van werkgever om medewerker te activeren

–          Beperkingen van medewerker zijn anders of minder ernstig dan de bedrijfsarts heeft aangegeven (getoetst door de verzekeringsarts van het UWV)

In alle bovengenoemde gevallen zijn kunnen er re-integratiekansen gemist worden/zijn.

Zonde, zonde en nog eens zonde. Reden genoeg om hier meer aandacht aan te besteden!

Spoor 1

Zodra een medewerker zich ziek meldt, begint de re-integratie. Dat is dus vanaf dag 1! Het eerste einddoel is terugkeer in het eigen werk. Als dat niet meer lukt, moet er gekeken worden naar aangepast eigen werk. Dat is de taken zodanig aanpassen dat het nog steeds een volwaardige functie is zonder dat werkgever en werknemer hier groot (financieel) nadeel van hebben.

Als terugkeer in eigen of aangepast eigen werk niet meer lukt moeten werkgever en werknemer samen kijken naar ander passend werk binnen de eigen organisatie. Naast het rekening houden met de beperkingen van medewerker, moet er ook gekeken worden naar praktische (maar niet onbelangrijke) omstandigheden zoals salaris, contracturen, werktijden, reistijden, reiskosten enz. Maar ook naar de mogelijkheden om een functie passend te maken zoals extra training en scholing. Het einddoel is dan terugkeer in ander passend werk bij de eigen werkgever.

Spoor 2

Als terugkeer zoals hierboven beschreven, in spoor 1 niet meer haalbaar is, dan navigeer je als werkgever naar spoor 2: terugkeer in ander passend werk bij een andere werkgever. Voor de begeleiding van een spoor 2 traject kun je specialisten uit eigen huis gebruiken (mobiliteitsbureau) of een extern re-integratiebedrijf. Dit laatste kan als voordeel hebben dat de re-integratieconsultants/coaches onafhankelijk en onpartijdig (moeten) zijn in benadering, begeleiding en verslaglegging. Het noodzakelijk kiezen voor een spoor 2 traject kan een medewerker in de weerstand zetten en dan is het prettig als daar een externe partij voor ingezet wordt. Wat trouwens niet betekent dat je als werkgever niets meer hoeft te doen. Je bent en blijft eindverantwoordelijk voor het traject van je medewerker dus blijf vooral kritisch kijken naar de acties en afspraken van het re-integratiebedrijf en blijf met je medewerker in gesprek.

Wat is een 2-sporenbeleid?

Als terugkeer in het eigen werk dan nog niet is gelukt en ook niet in ander passend werk en het is onduidelijk of dat gaat lukken, dan is het noodzakelijk om een parallelspoor in te zetten. Naast spoor 1 zet je ook spoor 2 in. De kans dat iemand uiteindelijk toch nog volledig en duurzaam terug kan keren binnen de eigen organisatie wordt met het verstrijken van de tijd steeds kleiner en dan moet je tijdig een plan B hebben. Doe dit uiterlijk na het eerste ziektejaar bijvoorbeeld bij de verplichte eerstejaarsevaluatie.

De dienstregeling is je plan van aanpak en de bijstellingen hiervan!

Na 8 weken verzuim moet je een plan van aanpak maken en daarin het einddoel bepalen. Dit doe je op basis van de Probleemanalyse en samen met je medewerker. Daarin leg je de afspraken vast die je hebt gemaakt om tot het einddoel te komen. Het kan natuurlijk zijn dat er onderweg obstakels zijn, waardoor je de afspraken moet aanpassen. Dit doe je aan de hand van een bijstelling plan van aanpak. Leg alles zorgvuldig vast en laat je medewerker ondertekenen. Het is een cruciaal onderdeel van het re-integratieverslag!

Wat moet je doen als de re-integratie ontspoort?

Als de re-integratie stagneert is het belangrijk dat je achterhaalt wat daar de reden van is. Als je medewerker zich niet aan de afspraken houdt, kan dat aanleiding zijn om een waarschuwing te geven. Als het vaker voorkomt, kan het aanleiding zijn om het loon op te schorten of de loondoorbetaling stop te zetten. Afspraak is afspraak en je medewerker verwacht ook dat er elke maand loon wordt betaald. Daar moet dan wel wat tegenover staan. Als werken niet kan, dan wel activiteiten om terug te keren in het arbeidsproces of zich simpel houden aan de verplichtingen zoals bereikbaar zijn, op afspraken komen en naar de bedrijfsarts gaan. Let er altijd op dat een sanctie die je oplegt aan de medewerker in verhouding moet staan met de overtreding (2 keer geel is rood). Het UWV beoordeeld de ondernomen acties van werkgever. Dus ook die om de medewerker te activeren.

Het spoor bijster?

Als je het echt niet meer weet, als je er samen met je medewerker niet uitkomt of als je twijfelt aan het advies van de bedrijfsarts, dan is het altijd verstandig (lees: noodzakelijk) om een deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV. Hier leg je de ontstane situatie voor en vraag jet het UWV om daar een oordeel over te geven. De kosten hiervoor zijn 400 euro. Dat lijkt veel, maar het is vele malen goedkoper dan een jaar het loon door te moeten betalen en/of alle re-integratiekosten. Misschien komt het UWV wel tot de conclusie dat medewerker helemaal niet kan werken of inspanningen kan verrichten.

Station Bedrijfsarts (BA)

De bedrijfsarts maakt de eerste probleemanalyse na 6 weken (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid. Daarin geeft hij/zij een prognose voor terugkeer in eigen werk. Daarin staat meestal ook het risico op instroom in de WIA. Tussentijds laat je de bedrijfsarts steeds opnieuw de belastbaarheid en prognose voor terugkeer in eigen of ander werk toetsen. Dit hoeft echt niet elke 6 weken als een medewerker in spoor 2 zit en er tussentijds niets wijzigt. Maar wel als de kans bestaat dat de belastbaarheid van de medewerker toe zal nemen of juist niet, bijvoorbeeld bij een kans op de mogelijkheid om een IVA aan te vragen (volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid). Bij stagnatie van de re-integratie op grond van toegenomen beperkingen is het altijd beter om eerst opnieuw de belastbaarheid te laten toetsen door de bedrijfsarts. Blijf wel kritisch kijken naar de adviezen van de bedrijfsarts en stel scherpe vragen als je de adviezen niet kunt volgen of niet begrijpt. Vaak hoor ik dat werkgevers zeggen dat de bedrijfsarts het wel zal weten en je moet ook wel vertrouwen hebben. Maar het zijn ook maar mensen en ook zij kunnen er soms naast zitten of te afwachtend zijn. Daar kan je als werkgever op afgerekend worden. Laat de bedrijfsarts ook ander passend werk toetsen om er zeker van te zijn dat het haalbaar is, ook op langere termijn.

Station Arbeidsdeskundige (AD)

De bedrijfsarts maakt aan de hand van de (structurele) beperkingen een lijst: de functionele mogelijkheden lijst (FML). De arbeidsdeskundige maakt de vertaalslag van de beperkingen naar de mogelijkheden: wat kan de medewerker nog wel. Dit is het arbeidsdeskundig onderzoek en hier wordt een rapport van gemaakt. Ook dit is samen met de FML een onmisbaar onderdeel van het re-integratieverslag omdat je hiermee onderbouwd waarom bepaalde keuzes worden gemaakt om richting te geven aan de re-integratie, bijvoorbeeld het afsluiten van spoor 1. Een arbeidsdeskundige kan ook worden ingezet voor de toetsing van passend (belasting van de functie en de belastbaarheid van de medewerker). Maar ook voor werkplekonderzoek om te kijken of er nog andere factoren (arbeidsomstandigheden) zijn die invloed hebben op de uitvoer van de werkzaamheden.

Hoe kun je de medewerker op het juiste spoor zetten om mee te werken aan de re-integreren?

Er zijn verschillende mogelijkheden om je medewerker betrokken te houden, zoals het bieden van aangepaste werkzaamheden, het langs laten komen voor een persoonlijk gesprek en een kop koffie als werkhervatting in eigen of aangepast werk niet mogelijk is. Maar ook in het spoor 2 gaat het niet alleen om het vinden van ander passend werk. Sommige medewerkers hebben een grote afstand tot de arbeidsmarkt en dit kan wellicht door training en scholing verkleind worden. Denk aan computervaardigheden, sollicitatietrainingen of vakgerichte scholing. Belangrijk is dat de medewerker niet op de bank blijft zitten als deelname aan het arbeidsproces tijdelijk niet meer mogelijk is. Vrijwilligerswerk is ook een vorm van activering. Daarnaast is het nuttig, sociaal en dankbaar werk. Maak afspraken met de medewerker. Leg uit waarom het van belang is en wat de consequenties zijn als de medewerker hier niet aan meewerkt. Soms is het helaas nodig om een medewerker financieel te prikkelen om mee te werken door middel van een loonsanctie. Re-integreren is niet vrijblijvend en geen eenrichtingsverkeer. Als je dat als werkgever toelaat en een medewerker klopt aan bij het UWV, zal het UWV werkgever verwijten te weinig actie te hebben ondernomen. Kansen gemist dus!

Hieronder nog een link van een recente uitspraak. Met dank aan Jos Jansen van Quafi. Een vakbekwame jurist die goed van pas kan komen voor juridisch advies/ondersteuning en bezwaarprocedures.

http://www.quafi.nl

http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBLEE:2012:BW2244

Voor meer informatie over wet en regelgeving en documenten: http://www.uwv.nl

De zin en onzin van interventie bij verzuim en re-integratie

Wat is een interventie?

Volgens de encyclopedie op internet zijn er 23 varianten van situaties waarbij interventie ingezet kan worden. De sleutelwoorden zijn ingrijpen, inmenging, bemiddeling en tussenkomst.

Interventie bij verzuim en re-integratie komt op het volgende neer:

–          Geheel van activiteiten waarmee hulpverleners voor en met cliënten (groepen) problemen voorkomen of oplossen om zo een bijdrage te leveren aan het bevorderen en in stand houden van gezondheid en welzijn.

–          De interventie is een actieve handeling om een probleem op te lossen

Wat is het doel van een interventie bij verzuim en re-integratie?

Het inzetten van een interventie kan meerdere doelen hebben:

–          Om verzuim te voorkomen

–          Wettelijke verplichting

–          Om de belastbaarheid van medewerkers te verhogen

–          Als instrument om medewerkers duurzaam inzetbaar te maken (en te houden)

–          Om herstel te bevorderen en de verzuimduur te beperken

–          Om de samenwerking tussen werknemer en werkgever te versterken

Waarom “de zin en onzin van interventie?”

Los van het feit dat interventie op een aantal vlakken verplichte kost is bij verzuim en re-integratie, kan een niet verplichte interventie leiden tot verlaging van verzuim, goed werkgeverschap, gezonde en gemotiveerde medewerkers, directe vermindering van verzuimkosten en productiviteitsverlies. Maar dat is een investering met extra kosten dus. Veel werkgevers willen niet nog meer kosten maken en houden zich alleen aan de wettelijke verplichting. In andere gevallen zullen zij geen interventie inzetten om de kosten laag te houden. Maar blijven de kosten ook echt laag als je weet dat je medewerker problemen heeft en het waarschijnlijk niet zal redden (lees: zich ziek zal melden) als er niets wordt gedaan? Als het op korte termijn niet duidelijk is wat het resultaat is, zal men er vaak niet voor kiezen om interventie in te zetten. Daarnaast zijn veel werkgevers van mening dat de medewerker het zelf moet regelen. Zeker als het gaat om problemen en klachten die niets te maken hebben met het werk. Feit blijft wel dat ze niet of niet volledig aan het werk zijn en dat het zelf regelen vaak 1 van de knelpunten is. Denk maar aan schulden.

Wat ook mee speelt is het imago van de medewerker. Toont de medewerker goed werknemerschap dan zal de werkgever eerder geneigd zijn een investering te doen om te helpen dan aan een medewerker die zich regelmatig in de nesten werkt, vaak verzuimt, de kantjes er af loopt, klaagt en weinig credit heeft (maar ook dat heeft een oorzaak die om aandacht vraagt).

De vraag blijft: Wat levert het? Op korte en lange termijn?

De echte onzin is als het “trekken aan een dood paard” is. Hoeveel je als werkgever ook investeert, het levert niets op! Het is altijd goed om een kosten-batenanalyse te maken voor de korte en lange termijn. Uit ervaring weet ik dat het vaak meer oplevert dan dat het kost. Het tot de gezamenlijke conclusie komen dat je niet meer met elkaar door 1 deur kunt is ook een resultaat! En soms is het ook gewoon noodzakelijk om een dossier goed dicht te zetten. Als je als werkgever alles hebt gedaan om je medewerker te helpen en deze wil daar niet aan meewerken, dan kan in alle redelijkheid niet aan werkgever worden gevraagd om verder te gaan met de medewerker. Maar dan moet je wel alles uit de kast hebben gehaald (een investering dus).

Wat zijn de meest ingezette interventies?

Onderstaand de meest ingezette interventie uit mijn praktijk en ervaring, uit verschillende branches, bedrijfstakken en functies:

– Bedrijfsarts

– Arbeidsdeskundige

– Hulpverlening/coaching bij psychische klachten, disbalans werk-privé en traumatische ervaringen

– Hulpverlening/training bij fysieke klachten, zoals rug trainingen, behandeling en houdingadvies

– Re-integratiebedrijf bij begeleiding naar ander passend werk bij een andere werkgever (spoor 2)

– Schuldhulpverlening en maatschappelijk werk. Deze komt steeds vaker voor en kan vaak een belangrijke preventiemiddel zijn. Dus om lang verzuim te voorkomen!

Wanneer is het verplicht?

Een bedrijfsarts voor het bepalen of er sprake is van (volledige) arbeidsongeschiktheid is verplicht voor werkgever en werknemer als je samen niet lukt om de re-integratie op de juiste wijze vorm te geven en voor het opstellen van de wettelijke documenten zoals een probleemanalyse, bijstellingen van de probleemanalyse en actueel oordeel.

Een arbeidsdeskundige kan op verschillende manieren worden ingezet, bijvoorbeeld voor werkplekonderzoek en de toetsing van passend werk. Maar ook een onderzoek om de vertaalslag te maken van de door de bedrijfsarts vastgestelde beperkingen, naar benutbare mogelijkheden. Dit laatste is in de re-integratie verplicht om het einddoel van de re-integratie te kunnen bepalen als het eerste einddoel (volledige en duurzame terugkeer in eigen werk) niet meer haalbaar is of er twijfels over zijn.

Re-integratiebedrijf voor het begeleiden van de medewerker naar ander passend werk bij een andere werkgever. Ook deze is verplicht voor werkgever en werknemer in de re-integratie. Het niet of te laat inzetten (ruim na de 1e jaarsevaluatie) zal zonder meer tot een loonsanctie aan het adres van werkgever door het UWV leiden. Als werkgever moet je er alles aan doen om je medewerker met benutbare mogelijkheden op de arbeidsmarkt te houden (geen uitkering dus) en als medewerker moet je daaraan meewerken. Voor een medewerker die geen actieve bijdrage levert aan het traject om ander passend werk te vinden, zal dit leiden tot waarschuwingen en mogelijke loonsancties door werkgever voor het niet meewerken aan de re-integratie. Als werkgever moet je er alles aan doen om je medewerker te activeren, dus ook sanctioneren. Doe je dat niet, dan zal het UWV de werkgever sanctioneren (maximaal een jaar het loon doorbetalen).

Alle andere hulpverleningstrajecten zijn niet verplicht. Het kan echter wel een advies van de bedrijfsarts zijn en dan is het niet handig om het advies niet op te volgen. Als je besluit om het advies van de bedrijfsarts te negeren, moet je dat goed kunnen onderbouwen. Anders zou het zomaar tot een loonsanctie van het UWV kunnen leiden. Tenslotte moet je als werkgever alles doen om een medewerker weer terug te laten keren in het werk en interventie kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

Belangrijk is wel dat het een gezamenlijke actie is. Je kunt als werkgever een medewerker niet dwingen, maar de medewerker is vanuit de Wet/CAO wel verplicht om er alles aan te doen om verzuim te voorkomen en mee te werken aan activiteiten die het herstel bevorderen. Als advies van een bedrijfsarts in een re-integratietraject om het herstel te bevorderen, kan het voor een medewerker dus wel consequenties hebben als hij daar niet aan meewerkt (niet meewerken aan de re-integratie).

Noodzakelijk is ook dat het effect regelmatig getoetst wordt, om eventueel bij te kunnen stellen. Als werkgever betaal je en mag je dus kritisch zijn op de uitvoer van een traject. Het UWV zal altijd kritische vragen stellen als je trajecten op zijn beloop laat waardoor er onvoldoende resultaat wordt bereikt.

Wie zet de interventie in?

De werkgever! Degene die betaalt dus. Ook bij een volledig ontzorgpakket van de arbodienstverlener is het de werkgever die bepaalt of de interventie wordt ingezet en waar. Het is natuurlijk wel handig je als werkgever goed te laten adviseren en kritisch te zijn. Een duur traject hoeft niet altijd goed te zijn. En je kunt ook je medewerker mee laten beslissen. Ten slotte moet hij het gaan doen. En daarmee creëer je wel draagvlak bij je medewerker om de interventie goed te doorlopen.

Wat kost het?

Er zijn veel aanbieders op de markt in alle soorten hulpverlening. De kosten lopen uiteen van een uurtarief naar een complete prijs voor een volledig traject. Het is goed om bij een advies voor een aantal sessies een tussentijdse evaluatie te doen om te kijken wat het heeft opgeleverd en wat er dan met de resterende tijd wordt gedaan. Hiermee kan voorkomen worden dat het een pappen en nathouden traject is. Het moet echt zichtbaar en meetbaar resultaat opleveren. Als dat niet het geval is moet je ingrijpen en kritische vragen stellen over de kwaliteit van het traject. Ook hierin is het goed om de medewerker te betrekken en naar zijn mening te vragen. Het zou zomaar kunnen dat de medewerker helemaal geen prettig gevoel er bij heeft, maar dit niet durft te zeggen, omdat je als werkgever wel voor hem betaalt (een gegeven paard moet men niet in de bek kijken).

Wees creatief en vraag wat de medewerker nodig heeft: Waar kan ik je mee helpen? Ik kan wel tientallen voorbeelden geven van trajecten en hulpmiddelen die ik samen met werkgevers heb ingezet om tot een goed re-integratieresultaat te komen of om verzuim te voorkomen. Variërend van het regelen van een scootmobiel en thuiszorg (wat niet vergoed werd, maar wel erg gewenst was) tot een overbruggingstraject bij een psycholoog omdat medewerker op een wachtlijst stond en betaling van een achterstand bij de zorgverzekeraar zodat wel weer alles geregeld was en vergoed werd.

Conclusie

Interventie is altijd zinvol, als het met de juiste gedachte en op een weloverwogen manier wordt ingezet. Je wint ontzettend veel als je dit vanuit goed werkgeverschap voor je medewerkers doet! Wat je vanuit die gedachte investeert, krijg je terug.

 

Kleine bedrijven raken verstrikt in de wirwar van regels en wetten rondom verzuim en reintegratie

Daar sta je dan als ondernemer: je hebt maar een klein personeelsbestand (bijvoorbeeld minder dan 25 medewerkers) en dan wordt er een medewerker ziek. Dan zou je graag willen weten wat je moet doen en op welk moment.In je zoektocht kom je allerlei vaktermen tegen en voordat je het weet zit je uren te struinen op internet en raak je steeds verder verstrikt in de wirwar van wet en regelgeving.

Wat was de vraag ook alweer?

Wat moet ik doen met mijn zieke werknemer!

O ja! En dan besluit je om een specialist in te huren om je wegwijs te maken. Maar dat kost wel wat (afhankelijk van de vraag en de hoeveelheid werk). Maar het kost ook veel geld als je “verzuimt” om de wettelijke regels te volgen. Denk bijvoorbeeld aan een loonsanctie van een jaar het loon doorbetalen, opgelegd door het UWV. Dit na 2 jaar arbeidsongeschiktheid van je medewerker, waarbij je ook al verplicht was om het loon door te betalen. En er stond niet eens arbeid tegenover. Het is de realiteit waar met name bedrijven in het MKB mee te maken krijgen.

Er zijn verschillende mogelijkheden:

1. Kijk op de site van het UWV http://www.UWV.nl om te weten wat je moet doen en op welk moment in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.

2. Maak zelf een stappenplan/verzuimprotocol om de regie in eigen beheer te houden.

3. Klik op WEBSITE VERZUIM IN BALANS  voor hulp bij het begeleiden van de zieke medewerker en/of het maken van een verzuimprotocol.

4. Niet meer betalen dan nodig is. Het is geen verplichting om aangesloten te zijn bij een arbodienst. Op sommige momenten in de re-integratie is het wel verplicht om een externe deskundige te betrekken (bijvoorbeeld een bedrijfsarts en arbeidsdeskundige), maar dat hoeft dus niet doorlopend!

 

Onderstaande punten kunnen gebruikt worden als basis voor de verzuimbegeleiding van de zieke medewerker en als uitgangspunt voor een verzuimprotocol.

 

–         route ziekmelding vanaf dag 1

–         ziekmeldingsformulier/eigen verklaring

–         rollenbeschrijving tijdens verzuim: werknemer/werkgever,  onafhankelijke begeleider (casemanager) en bedrijfrtsarts

–         verplichtingen werknemer en werkgever in het kader van de geldende CAO en wetgeving

–         consequenties van veroorzaken arbeidsongeschikt, belemmeren van herstel en niet meewerken aan de re-integratie

–         passend werk

–         deskundigenoordeel UWV

–         verzuim veroorzaakt door een bedrijfsongeval

–         verzuim veroorzaakt door een 3e partij (regres)

 

Succes en het is altijd mogelijk om via deze blog vragen te stellen over de begeleiding van de zieke medewerker. Een soort van helpdesk!